Ошибка в электронной трудовой книжке: как ее исправить, чтобы не возникло проблем с пенсией

Неправильная дата принятия на работу, отсутствует запись об увольнении или ошибка в названии предприятия — такие неточности могут появиться в электронной трудовой книжке. Иногда люди узнают о них только при оформлении пенсии. Однако проверить информацию о своем трудовом стаже можно заранее, даже не выходя из дома. В Пенсионном фонде Украины объяснили, как найти ошибки и что делать для их исправления. Сообщает Дніпровська порадниця со ссылкой на ТСН.

Электронная трудовая книжка содержит сведения о трудовой деятельности человека, в частности, места работы, даты принятия и увольнения, а также информацию о должностях. Данные формируются на основании отчетности работодателей и документов, передаваемых в Пенсионный фонд для оцифровки.

Однако информация в электронной системе не всегда совпадает с записями в бумажной трудовой книжке. Причиной могут быть как ошибки в отчетности работодателя, так и неточности, допущенные при переносе документов в цифровой формат.

Как пояснили в Главном управлении Пенсионного фонда Украины в Винницкой области, способ исправления зависит от того, в каком разделе электронной трудовой книжки содержится неправильная запись.

Как проверить свою электронную трудовую книжку

Для проверки сведений не обязательно посещать сервисный центр Пенсионного фонда. Это можно сделать по интернету.

Нужно выполнить несколько действий:

Открыть веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины.
Авторизироваться в личном кабинете посредством квалифицированной электронной подписи (КЭП), BankID или «Действие.Подписи».
В меню можно найти раздел «Электронная трудовая книжка».
Перейти на вкладку «Данные ЭТК».
Просмотреть записи о трудовой деятельности.
В этом разделе можно увидеть информацию о периодах работы, хранящихся в электронной системе.

Особое внимание следует обратить на даты принятия и увольнения, названия предприятий и должности. Если сохранилась бумажная трудовая книжка, лучше сравнить записи в обоих документах.

Что делать, если обнаружили неправильную запись

Прежде, чем подавать обращение, нужно определить, откуда поступила неправильная информация.

В разделе электронной трудовой книги отображаются сведения из разных источников.

«Записи трудовой книжки (за СПОВ)» — информация, сформированная на основании отчетности работодателей, которую они представляли в систему персонифицированного учета.

«Оцифрованная ЭТК» — результаты переноса сведений из бумажной трудовой книжки и других документов о стаже в электронную систему.

Также доступна вкладка «Сканкопии трудовой книжки», где хранятся представленные для оцифровки документы.

Именно от источника неправильных данных зависит, кто должен их исправлять.

Если ошибку допустил работодатель

Если неправильная информация содержится в разделе «Записи трудовой книжки (по СПОВ)», вероятнее всего, проблема связана с отчетностью, представленной работодателем.

Например, в системе может отображаться неправильная дата приема на работу, отсутствует определенный период трудоустройства или другие неточные сведения.

В таком случае следует обратиться к работодателю и попросить проверить представленную отчетность. Если ошибка подтверждена, работодатель должен представить соответствующие уточнения.

Важно, что Пенсионный фонд не может самостоятельно изменить такие записи без надлежащего уточнения данных, поскольку они формируются из сведений работодателей.

Если предприятие прекратило деятельность, следует выяснить, имеет ли оно правопреемника. При наличии обратиться нужно именно к нему.

Что делать, если предприятие ликвидировано и исправить записи некому

Сложнее исправить ошибку, если предприятие, на котором человек работал много лет назад, прекратило существование. Прежде всего, необходимо выяснить, остался ли правопреемник предприятия.

Если правопреемника нет, для подтверждения периода работы могут потребоваться архивные документы.

В частности, это могут быть:

приказы о принятии на работу или увольнении;
справки о периодах трудоустройства;
личные счета и документы о заработной плате;
другие документы, подтверждающие трудовую деятельность.

В такой ситуации целесообразно обратиться в сервисный центр Пенсионного фонда и уточнить, какие документы нужны.

В то же время, не следует считать, что предоставление архивной справки автоматически исправит любую ошибку в реестре. Порядок действий зависит от характера неточности и сохранившихся документов.

Если ошибку совершили при оцифровке трудовой книжки

Другая ситуация возникает, когда в бумажной трудовой книжке информация верна, но после оцифровки в электронной системе появилась неточность.

Например, неправильно перенесли дату увольнения, пропустили должность или не внесли одну из записей. В таком случае необходимо подать электронное обращение в Пенсионный фонд Украины.

Для этого нужно:

Войти в личный кабинет на портале ПФУ.
Открыть раздел «Коммуникации по ПФУ».
Выбрать пункт «Обращение».
Заполните электронную форму.
Описать обнаруженную ошибку и указать правильные сведения.
Отправить обращение.

В разъяснении Пенсионного фонда рекомендуют по возможности указать номер и дату предварительного обращения, по которому подавали документы для оцифровки. Также желательно указать, какая именно запись неправильна и как она отражена в бумажной трудовой книжке.

Повторно загружать все сканированные документы для устранения технической ошибки не обязательно. Однако по возможности следует добавить копию страницы, подтверждающей правильность записи.

Когда нужно повторно подавать документы

Не все ошибки можно устранить обычным электронным обращением.

Если при подаче сведений были загружены неправильные документы или необходимо дополнить или уточнить записи о трудовой деятельности, может потребоваться повторная подача сканированных копий.

Для этого на вебпортале Пенсионного фонда предусмотрен раздел «Сведения о трудовых отношениях».

При повторном представлении обычно требуется загрузить титульную страницу трудовой книжки и страницы с записями, требующими уточнения.

После заполнения электронной формы документы необходимо подписать электронной подписью и отправить в Пенсионный фонд.

Если предыдущее обращение по оцифровке еще находится на проработке, не следует спешить с повторным представлением. Сначала нужно проверить его статус.

Что делать, если в электронной трудовой книжке нет стажа за предыдущие годы

Отсутствие определенного периода работы в электронной трудовой книжке не всегда означает, что этот стаж потерян. Например, сведения о работе до 1 января 2004 года могут отсутствовать в электронной системе, если соответствующие документы еще не оцифрованы.

Периоды работы к этой дате могут подтверждаться бумажной трудовой книжкой и другими документами в соответствии с законодательством.

Важно также знать, что 10 июня 2026 года завершился пятилетний переходный период оцифровки трудовых книжек, но прием документов не прекратился.

Как сообщил Пенсионный фонд Украины, граждане и работодатели могут передавать сканированные копии трудовых книжек и после этой даты. При этом страховой стаж не теряется только потому, что бумажную трудовую книжку не успели оцифровать до завершения переходного периода.

Поэтому, если определенные записи отсутствуют, нужно выяснить, передавали ли документы на оцифровку и завершилась ли их обработка.

Зачислят ли стаж, если работодатель не платил страховые взносы

Иногда человек официально работает, получает зарплату, но впоследствии узнает, что работодатель не перечислял за него страховые взносы. Ранее из-за этого могли возникнуть проблемы с зачислением стажа, необходимого для ухода на пенсию.

Однако со 2 августа 2026 года правила изменились. Теперь даже если работодатель не уплатил страховые взносы, период работы могут отнести к стажу для назначения пенсии по возрасту. Для этого работодатель должен был официально начислить взносы в сумме не менее минимального страхового взноса и представить соответствующую отчетность.

К примеру, человек официально проработал 30 лет, но за два года работодатель не уплатил страховые взносы. Если предприятие правильно начислило взносы и отчиталось, эти два года теперь могут учесть при определении права на пенсию. То есть для выхода на пенсию у человека будет 30 лет стажа, а не 28.

Однако есть важный нюанс. Засчитать годы работы для выхода на пенсию и учесть их при расчете размера пенсии — не одно и то же. Невыплаченные взносы не учитываются автоматически при исчислении пенсионной выплаты. Поэтому ее размер может оказаться меньше. Об этих изменениях сообщил Пенсионный фонд Украины.

Как проверить, исправили ли ошибку

После отправки обращения необходимо проверить результат рассмотрения. Для этого нужно зайти в личный кабинет Пенсионного фонда и открыть раздел «Мои обращения». Там можно просмотреть информацию об обработке поданных документов.

После рассмотрения желательно повторно открыть раздел «Электронная трудовая книжка» и сравнить записи с бумажными документами.

Также можно получить официальную выписку из электронной трудовой книжки. Для этого необходимо перейти в раздел «Коммуникации по ПФУ», выбрать «Запрос на получение электронных документов» и сформировать запрос на «Извлечение из ЭТК».

Этот документ содержит имеющиеся в реестре сведения о трудовой деятельности.

Почему не стоит выбрасывать бумажную трудовую книжку

Несмотря на переход к электронному учету, бумажная трудовая книжка остается важным документом.

Именно с ее помощью можно проверить правильность записей и при необходимости подтвердить отдельные периоды работы. Особенно это касается людей, работавших до введения персонифицированного учета или на уже ликвидированных предприятиях.

Поэтому специалисты Пенсионного фонда советуют хранить бумажную трудовую книжку даже после ее оцифровки.

Напомним, ранее писали

Пусть лучше тонны перегнеют. Фермеры уничтожают свой урожай перца на Днепропетровщине