Помилка в електронній трудовій книжці: як її виправити, щоб не було проблем з пенсією

Неправильна дата прийняття на роботу, відсутній запис про звільнення або помилка в назві підприємства — такі неточності можуть з’явитися в електронній трудовій книжці. Іноді люди дізнаються про них лише під час оформлення пенсії. Однак перевірити інформацію про свій трудовий стаж можна заздалегідь, навіть не виходячи з дому. У Пенсійному фонді України пояснили, як знайти помилки та що робити для їх виправлення. Про це повідомляє Дніпровськьа порадниця з посиланням на ТСН. 

Електронна трудова книжка містить відомості про трудову діяльність людини, зокрема місця роботи, дати прийняття та звільнення, а також інформацію про посади. Дані формуються на підставі звітності роботодавців і документів, які передають до Пенсійного фонду для оцифрування.

Однак інформація в електронній системі не завжди повністю збігається із записами в паперовій трудовій книжці. Причиною можуть бути як помилки у звітності роботодавця, так і неточності, допущені під час перенесення документів у цифровий формат.

Як пояснили у Головному управлінні Пенсійного фонду України у Вінницькій області, спосіб виправлення залежить від того, у якому саме розділі електронної трудової книжки міститься неправильний запис.

Як перевірити свою електронну трудову книжку

Для перевірки відомостей не обов’язково особисто відвідувати сервісний центр Пенсійного фонду. Це можна зробити через інтернет.

Потрібно виконати кілька дій:

Відкрити вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
Авторизуватися в особистому кабінеті за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), BankID або «Дія.Підпису».
У меню знайти розділ «Електронна трудова книжка».
Перейти до вкладки «Дані ЕТК».
Переглянути записи про трудову діяльність.
У цьому розділі можна побачити інформацію про періоди роботи, яка зберігається в електронній системі.

Особливу увагу варто звернути на дати прийняття та звільнення, назви підприємств і посади. Якщо збереглася паперова трудова книжка, бажано порівняти записи в обох документах.

Що робити, якщо виявили неправильний запис

Перш ніж подавати звернення, потрібно визначити, звідки надійшла неправильна інформація.

У розділі електронної трудової книжки відображаються відомості з різних джерел.

«Записи трудової книжки (за СПОВ)» — інформація, сформована на підставі звітності роботодавців, яку вони подавали до системи персоніфікованого обліку.

«Відцифрована ЕТК» — результати перенесення відомостей із паперової трудової книжки та інших документів про стаж до електронної системи.

Також доступна вкладка «Сканкопії трудової книжки», де зберігаються подані для оцифрування документи.

Саме від джерела неправильних даних залежить, хто повинен їх виправляти.

Якщо помилку допустив роботодавець

Якщо неправильна інформація міститься в розділі «Записи трудової книжки (за СПОВ)», найімовірніше, проблема пов’язана зі звітністю, яку подав роботодавець.

Наприклад, у системі може відображатися неправильна дата прийняття на роботу, відсутній певний період працевлаштування або інші неточні відомості.

У такому разі потрібно звернутися до роботодавця та попросити перевірити подану звітність. Якщо помилку підтверджено, роботодавець має подати відповідні уточнення.

Важливо, що Пенсійний фонд не може самостійно змінити такі записи без належного уточнення даних, оскільки вони формуються на підставі відомостей роботодавців.

Якщо підприємство припинило діяльність, варто з’ясувати, чи має воно правонаступника. За його наявності звернутися потрібно саме до нього.

Що робити, якщо підприємство ліквідоване і виправити записи нікому

Складніше виправити помилку, якщо підприємство, на якому людина працювала багато років тому, вже припинило існування. Насамперед необхідно з’ясувати, чи залишився правонаступник підприємства.

Якщо правонаступника немає, для підтвердження періоду роботи можуть знадобитися архівні документи.

Зокрема, це можуть бути:

накази про прийняття на роботу або звільнення;
довідки про періоди працевлаштування;
особові рахунки та документи про заробітну плату;
інші документи, які підтверджують трудову діяльність.
У такій ситуації доцільно звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду та уточнити, які саме документи потрібні.

Водночас не слід вважати, що надання архівної довідки автоматично виправить будь-яку помилку в реєстрі. Порядок дій залежить від характеру неточності та документів, які збереглися.

Якщо помилку зробили під час оцифрування трудової книжки

Інша ситуація виникає, коли в паперовій трудовій книжці інформація правильна, але після оцифрування в електронній системі з’явилася неточність.

Наприклад, неправильно перенесли дату звільнення, пропустили посаду або не внесли один із записів. У такому випадку необхідно подати електронне звернення до Пенсійного фонду України.

Для цього потрібно:

Увійти до особистого кабінету на порталі ПФУ.
Відкрити розділ «Комунікації з ПФУ».
Обрати пункт «Звернення».
Заповнити електронну форму.
Описати виявлену помилку та зазначити правильні відомості.
Надіслати звернення.
У роз’ясненні Пенсійного фонду рекомендують за можливості зазначити номер і дату попереднього звернення, за яким подавали документи для оцифрування. Також бажано вказати, який саме запис є неправильним і як він відображений у паперовій трудовій книжці.

Повторно завантажувати всі скановані документи для виправлення технічної помилки не обов’язково. Проте за можливості варто додати копію сторінки, яка підтверджує правильність запису.

Коли потрібно повторно подавати документи

Не всі помилки можна виправити звичайним електронним зверненням.

Якщо під час подання відомостей були завантажені неправильні документи або потрібно доповнити чи уточнити записи про трудову діяльність, може знадобитися повторне подання сканованих копій.

Для цього на вебпорталі Пенсійного фонду передбачено розділ «Відомості про трудові відносини».

Під час повторного подання зазвичай потрібно завантажити титульну сторінку трудової книжки та сторінки із записами, які потребують уточнення.

Після заповнення електронної форми документи необхідно підписати електронним підписом і надіслати до Пенсійного фонду.

Якщо попереднє звернення щодо оцифрування ще перебуває на опрацюванні, не варто поспішати з повторним поданням. Спочатку потрібно перевірити його статус.

Що робити, якщо в електронній трудовій книжці немає стажу за попередні роки
Відсутність певного періоду роботи в електронній трудовій книжці не завжди означає, що цей стаж втрачено. Наприклад, відомості про роботу до 1 січня 2004 року можуть бути відсутні в електронній системі, якщо відповідні документи ще не оцифрували.

Періоди роботи до цієї дати можуть підтверджуватися паперовою трудовою книжкою та іншими документами відповідно до законодавства.

Важливо також знати, що 10 червня 2026 року завершився п’ятирічний перехідний період оцифрування трудових книжок, але приймання документів не припинилося.

Як повідомив Пенсійний фонд України, громадяни та роботодавці можуть передавати скановані копії трудових книжок і після цієї дати. Водночас страховий стаж не втрачається лише через те, що паперову трудову книжку не встигли оцифрувати до завершення перехідного періоду.

Тому, якщо певні записи відсутні, потрібно з’ясувати, чи передавали документи на оцифрування та чи завершилося їх опрацювання.

Чи зарахують стаж, якщо роботодавець не сплачував страхові внески

Іноді людина офіційно працює, отримує зарплату, але згодом дізнається, що роботодавець не перераховував за неї страхові внески. Раніше через це могли виникнути проблеми із зарахуванням стажу, необхідного для виходу на пенсію.

Однак від 2 серпня 2026 року правила змінилися. Тепер, навіть якщо роботодавець не сплатив страхові внески, період роботи можуть зарахувати до стажу для призначення пенсії за віком. Для цього роботодавець повинен був офіційно нарахувати внески в сумі не меншій за мінімальний страховий внесок і подати відповідну звітність.

Наприклад, людина офіційно пропрацювала 30 років, але за два роки роботодавець не сплатив страхові внески. Якщо підприємство правильно нарахувало внески та подало звітність, ці два роки тепер можуть врахувати під час визначення права на пенсію. Тобто для виходу на пенсію людина матиме 30 років стажу, а не 28.

Проте є важливий нюанс. Зарахувати роки роботи для виходу на пенсію і врахувати їх під час розрахунку розміру пенсії — не одне й те саме. Несплачені внески не враховуються автоматично під час обчислення пенсійної виплати. Тому її розмір може виявитися меншим. Про ці зміни повідомив Пенсійний фонд України.

Як перевірити, чи виправили помилку

Після надсилання звернення необхідно перевірити результат його розгляду. Для цього потрібно зайти до особистого кабінету Пенсійного фонду та відкрити розділ «Мої звернення». Там можна переглянути інформацію про опрацювання поданих документів.

Після завершення розгляду бажано повторно відкрити розділ «Електронна трудова книжка» та порівняти записи з паперовими документами.

Також можна отримати офіційний витяг з електронної трудової книжки. Для цього необхідно перейти до розділу «Комунікації з ПФУ», обрати «Запит на отримання електронних документів» та сформувати запит на «Витяг з ЕТК».

Цей документ містить наявні в реєстрі відомості про трудову діяльність.

Чому не варто викидати паперову трудову книжку

Попри перехід до електронного обліку паперова трудова книжка залишається важливим документом.

Саме з її допомогою можна перевірити правильність перенесених записів та за необхідності підтвердити окремі періоди роботи. Особливо це стосується людей, які працювали до запровадження персоніфікованого обліку або на підприємствах, які вже ліквідовані.

Тому фахівці Пенсійного фонду радять зберігати паперову трудову книжку навіть після її оцифрування.

Нагадаємо, раніше ми писали

Діти Дніпра можуть безкоштовно долучитися до «Карпатської зміни» та пройти 21-денну програму відновлення