Посадова інструкція: як правильно скласти та навіщо вона потрібна

Посадова інструкція — це не просто «папірець для перевірки». Це ключовий документ, який визначає завдання, обов’язки, права та відповідальність працівника на конкретній посаді. Саме вона допомагає зрозуміти, за що платять зарплату і яку роботу працівник може виконувати, а яку має право відмовитися робити, якщо вона не входить до його функцій. Про це повідомляє Дніпровська порадниця з посиланням на Департамент правового забезпечення Дніпровської міської ради.

Чому це важливо?

• За ст. 29 КЗпП роботодавець зобов’язаний до початку роботи поінформувати працівника про його обов’язки. Ознайомлення з посадовою інструкцією під підпис знімає чимало питань у майбутньому.
• Ст. 31 КЗпП прямо забороняє вимагати виконання роботи, яка не обумовлена трудовим договором.
• Якщо виникне трудовий спір чи навіть судова тяганина, посадова інструкція стане доказом того, що саме входить до обов’язків людини.
  Кому вигідна інструкція?
• Роботодавцю — щоб чітко окреслити функції працівника, мати підстави для дисциплінарної чи матеріальної відповідальності, уникнути необґрунтованих вимог чи відмов працівників.
• Працівнику — щоб відстояти свої права, коли від нього вимагають виконання «чужої» роботи, або щоб вимагати доплату за додаткові завдання.
  Як складається посадова інструкція?
Проєкт зазвичай готує безпосередній керівник працівника, а затверджує керівник підприємства наказом. Інструкція оформлюється у двох примірниках: один зберігається у відділі кадрів, другий — у керівника підрозділу. Працівник отримує копію під підпис.
При складанні враховуються:
• Довідник кваліфікаційних характеристик професій (наказ Мінпраці №336 від 29.12.2004)
• Класифікатор професій ДК 003:2010
• ДСТУ 4163:2020 (вимоги до документів)
• Правила №1000/5 (діловодство й архівування)
  Що містить посадова інструкція?
Зазвичай вона має такі розділи:
1. Загальні положення (назва посади, вимоги до кваліфікації, підпорядкованість)
2. Завдання та обов’язки (що саме робить працівник)
3. Права (які рішення може ухвалювати, яку інформацію отримувати тощо)
4. Відповідальність (за що відповідає особисто)
5. Повинен знати (нормативка, спеціальні знання, інструменти)
6. Кваліфікаційні вимоги (освіта, стаж, рівень підготовки)
7. Взаємовідносини за посадою (з ким взаємодіє, як погоджує документи).
Текст інструкції має бути чітким і наказовим: «повинен», «має право», «потрібно». Не допускаються розмиті формулювання на кшталт «бажано», «можна», «рекомендовано».
  Ознайомлення з інструкцією
Працівника обов’язково знайомлять із документом під підпис ще до початку роботи. На останньому аркуші роблять позначку: «З посадовою інструкцією ознайомлений(-а)».
  Внесення змін
Інструкція може змінюватися у разі:
• перейменування підприємства чи структурного підрозділу,
• зміни штатного розпису,
• уточнення чи доповнення обов’язків.
Зміни вносяться у тому ж порядку, що й затвердження інструкції. Якщо це стосується істотних умов праці (наприклад, розширення кола обов’язків) — працівника потрібно письмово попередити:
• у мирний час — за 2 місяці (ч. 3 ст. 32 КЗпП),
• під час воєнного стану — до запровадження таких умов (ст. 3 Закону №2136).
У разі незгоди працівника роботодавець може звільнити його за п. 6 ст. 36 КЗпП із виплатою вихідної допомоги (ст. 44 КЗпП).
  Чи можна замінити інструкцію трудовим договором?
Ні. Це різні документи:
• Трудовий договір — домовленість сторін про умови праці та оплату (ст. 21 КЗпП).
• Посадова інструкція — деталізація функцій, обов’язків і прав за конкретною посадою.
  Висновок
Посадова інструкція — це одночасно «страховка» і для роботодавця, і для працівника. Вона допомагає уникнути непорозумінь, трудових спорів і навіть судових процесів. Правильно складений документ — гарантія прозорих трудових відносин.
  Для прикладу можна скористатися Методичними рекомендаціями НАДС (наказ №58-22 від 18.07.2022), які містять форми інструкцій для посадових осіб місцевого самоврядування   https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0058859-22#Text